מפגשי הדרכה על Mybusiness CRM

מערכת MyBusiness בנויה על בסיס כרטיסים, לכל ישות במערכת יש כרטיס בעל שדות מוגדרים ע"י הלקוח, לכל משתמש אשר מוגדר כאדמיניסטרטור במערכת, קיימת היכולת להוסיף\להסיר שדות וערכים בכרטיסים השונים.
המערכת מאפשרת לך לנהל מספר תהליכים ארגוניים:
1. קליטת לקוח חדש ע"י הזנת פרטיו במערכת בכרטיס הלקוח וכרטיס איש הקשר.
2. מעקב תהליך המכירה מול אותו לקוח ע"י כרטיס המכירה.
3. מעקב כללי אחר הלקוח, לפני, במהלך ואחרי תהליך המכירה - ע"י כרטיסי המשימה והפעילות (לוח שנה).
4. מעקב אחר התקדמות פרויקטי הלקוח + מעקב אחר דיווחי שעות של העובדים על כל פרויקט ופרויקט ע"י מודול השעות והפרויקטים.
5. מעקב אחר כל מערך קריאות השירות (לאחר שמכרתי ללקוח, אני מעניקה לו שירות כלשהו ויכולה לעקוב אחר כל פנייה שלו אליי וכן אחר דרך הטיפול שלי בעזרת מודול הפניות).
5. ביצוע קמפיינים, תיאום פגישות ושליחת מיילים או הודעות טקסט לקבוצת לקוחות במערכת לפי חיתוכים שונים ע"י מודול הקמפיינים..
 
בפגישת ההדרכה הראשונה נעבוד בעיקר על עיצוב הכרטיסים במערכת ונתמקד ב:
כרטיס לקוח, כרטיס מכירה, כרטיס פנייה, כרטיס פרויקט, כרטיס משימה וכרטיס פעילות.
ישנם מספר שדות מרכזיים בכרטיסים השונים שיש לתת עליהם את הדעת,
בכרטיס הלקוח:
שדה סטטוס הלקוח, התהליך הכללי שעובר לקוח אצלכם, מפתיחת הכרטיס הראשונה ועד לעזיבתו, או לסיום ההתקשרות ביניכם.
לדוגמא: לקוח חדש, לקוח פעיל, לקוח לשעבר, מאגר וכן הלאה.
שדה מקור הגעה, מאין מגיעים הלקוחות שלך, איך הם שמעו עליכם, גוגל, מחברים, פייסבוק וכן הלאה.
שדה סוג לקוח, האם אתה מסווג את הלקוחות שלך לפי פרמטר מסוים. פרמטר שיאפשר לך מאוחר יותר לפלח את הלקוחות במערכת.
*מלבד לשדות אלה, יש להכין רשימה של כלל הנתונים הרלוונטיים שברצונך לאסוף על הלקוח, נתונים כגון: כתובת וטלפון, ונתונים אחרים כגון:תחביבים וצבע עיניים.

בכרטיס מכירה:
שדה שלב מכירה, מהם השלבים אותם עובר כל לקוח אשר רוכש ממך מוצר/שירות כלשהו, נסה להיות כמה שיותר מפורט בעניין, לדוגמא: פגישה, הצעת מחיר, משא ומתן וכן הלאה.
מוצרים,
יש לך אפשרות ליצור היררכיה (2 רמות) של מוצרים במערכת, אתה יכול להגדיר קבוצת מוצר, ולכל קבוצה להגדיר את המוצרים בתוכה. בנוסף ניתן להגדיר עוד מאפיינים לאותם מוצרים (לדוגמא, אם מדובר במכירה של רישיון שנתי לשימוש במערכת, ניתן להגדיר שדות שמתארים את תאריך תום השירות, את סוג הרישיון ועוד).
אנא הכן רשימה של כל המוצרים שלך ונסה לשייכם לקבוצות מוצר מוגדרות, אין חובה להשתמש בקבוצת המוצר אם אין צורך בכך.
חשוב על הנתונים שאתם צריך לאסוף על המוצרים שלך ועל המכירה בכלל, למשל, גורמי הצלחה וסירוב (שדה מעולה לניתוח – לדעת איפה אתה נופל), שדה שעוסק באמצעי התשלום, שדה של תאריכי התחלה או סיום של מנוי או מוצר דומה וכן הלאה.

נסה לבנות לעצמך תהליך עבודה שוטף מול לקוח מהתחלה ועד הסוף (לדוגמא: קשר ראשוני, הצעת מחיר, מו"מ, הצליח, נכשל ובהקפאה),
בכדי שנוכל להתאים עד כמה שאפשר את יכולות וגבולות המערכת לצרכים שלך מהשטח.

בכרטיס הפנייה:
שדה סוג פנייה, ניתן לסווג את הפנייה לעד 3 רמות של סיווג, יש לנסות לסווג את הפניות שמגיעות לארגונכם, אין זה חובה להשתמש בכל הרמות אם אין צורך.
סטטוס הפנייה, מהו התהליך אותו עוברת הפנייה מרגע פתיחתה במערכת ? האם היא עוברת לטיפול של מחלקות שונות בארגון ? של ספק חיצוני ? האם קיים SLA לטיפול בפניות השונות? ניתן לקבוע במערכת זמנים לנושא בעבור כל סוג וסוג פנייה.
כללים אוטומטים, ניתן לייצר הודעות אוטומטיות פנים ארגוניות או הודעות ללקוח בעקבות פתיחת\סגירת פנייה, אנא חשוב האם ישנם תזכורות או מיילים אוטומטים בהם אתה מעוניין לטובת עדכון ומעקב.

מודול שעות ופרויקטים:
חשוב מהו מבנה הפרויקטים בארגון שלך, חלק את הפרויקט לפרויקט ותתי פרויקטים, קח בחשבון שהעובדים יזינו שעות בעבור תתי הפרויקטים שתגדיר. כרטיס הפרויקט ותת הפרויקט גם הם גמישים להוספת שדות שלך, חשוב אילו נתונים ברצונך לתעד בנוגע לפרויקט, סיווג, חשיבות, דחיפות וכן הלאה.

דבר קטן נוסף,
נסה לחשוב האם ישנם משימות/פעילויות קבועות שאתה מבצע באופן שוטף, אשר חוזרות על עצמן בכל התהליך מול לקוח. לדוגמא: שליחת מייל מסוג מסוים, קבלת מסמך X, שיחת טלפון למטרה ספציפית וכן הלאה.

בקשה אחרונה,
נא להגיע עם פרטי כל המשתמשים שיש להגדיר במערכת, שם מלא ומייל מזהה, על מנת שנוכל להגדיר אותם יחד.
 

** יש לזכור שהמערכת מעניקה גמישות כמעט מלאה בעיצוב הכרטיס. קחו בחשבון כי כל שדה שתוסיפו, ישמש אתכם בהמשך הדרך כבסיס לשליפת נתונים במערכת ולבניית שאילתות ודוחות.