אישור חודשים

אישור חודשים

מדובר בתהליך פנים ארגוני של  אישור דיווחי שעות. פיצ'ר זה מאפשר מעקב נוח על דיווחי שעות העובדים בחברה ובחלק מהמקרים מספק את הבסיס להוצאת חשבון ללקוח או משכורת לעובד ע"י מחלקת הנהלת חשבונות.

לתהליך זה שני שלבים, שלב ראשון – כל עובד לעצמו, שלב שני - ברמת מנהל – כל מנהל מאשר את השעות שדווחו ע"י עובדיו.

שלב ראשון – אישור עובד

אישור החודשים מציג לעובדים את סיכום השעות החודשי שדיווחו במערכת CRM. בלשונית הראשונה אישור שעות שלי, יראה כל משתמש בחלוקה לחודשים את סה"כ השעות שדיווח באותו חודש. בכדי לראות את פירוט הדיווחים יש ללחוץ על סה"כ השעות המוצגות. לאחר בחינת השעות, יש לאשר באופן סופי את השעות שדווחו במערכת CRM ע"י לחיצה על כפתור ה-אשר בחודש הרצוי. נהוג לבצע אישור שעות חודשי בימים הראשונים של כל חודש על החודש שקדם לו.

דוגמא לפירוט השעות:

לאחר אישור דיווחי השעות לאותו חודש, לא יוכל העובד לדווח שעות נוספות רטרואקטיבית. מסך גיליון השעות של אותו חודש יצבע בירוק ולא ניתן יהיה להזין שעות בשדה הדיווח.

שלב שני – אישור מנהל

בלשונית אישור שעות עובדים לראות את סה"כ דיווחי השעות של כל עובדיו. בכדי לראות את פירוט הדיווחים של העובדים יש ללחוץ על סה"כ השעות המוצגות. לאחר בחינת השעות, יש לאשר באופן סופי את השעות ע"י לחיצה על כפתור ה-אשר לאותו עובד. נהוג לבצע אישור שעות חודשי בימים הראשונים של כל חודש על החודש שקדם לו.

לאחר לחיצה על אישור החודש לעובד, יתווסף כפתור נוסף – הסר אישור. במידה ועובד מעוניין להזין שעות נוספות או לעדכן שעות קיימות, הוא זקוק לאישור של מנהל לנושא. ע"י לחיצת המנהל על כפתור זה, מבוטל תהליך אישור החודשים וגיליון השעות זמין שוב לעובד. לאחר סיום ביצוע השינויים בדיווחי השעות, יש לבצע את תהליך האישור בשנית.