ניהול הרשאות ומשתמשי המערכת מתבצע מתוך לשונית ההגדרות. מנהל המערכת הוא היחיד שיכול לערוך את המשתמשים והפרופילים.

במאמר זה נעבר על שלושה נושאים מרכזיים:

1. משתמשים

2. פרופילים

3.הרשאות מתקדמות

משתמשים

כל משתמש יכול להיות משויך לפרופיל אחד או יותר והוא מקבל באופן אוטומטי את כל ההרשאות של הפרופילים אליהם הוא משויך. כמו כן, ניתן להוסיף הרשאות למשתמש הרלוונטי בנוסף להרשאות הפרופיל שהוא מקבל.

בכדי להוסיף משתמש חדש יש להכנס ללשונית "משתמשים" תחת הגדרות וללחוץ על כפתור .

בחלון שיפתח ישנם 4 לשוניות:

-פרטי המשתמש שמוסיפים למערכת, הכוללים בין היתר את שמו, שם המשתמש שלו והסיסמה שיבחר לעצמו.

-הפרופילים אליהם יקושר המשתמש.

- הרשאות המשתמש לכל אחת מהטבלאות (משתמש שיקושר לפרופיל יקבל אוטומטית את הרשאות הפרופיל ולא ניתן להוריד הרשאות אלו כל עוד הוא מקושר לאותו הפרופיל. כן ניתן להוסיף הרשאות בנוסף להרשאות הפרופיל)

-חיבור של המערכת למייל המשתמש בו גם ניתן למלא את שם ומייל השולח.

פרופילים

מאפשר להגדיר קבוצת משתמשים בעלי הרשאות מסיומות לתפקיד הנדרש. 

יש מספר פרופילים קבועים במערכת שניתן להשתמש בהם:

Public – עמודים שניתן לראות גם כאשר אין לגולש באתר משתמש פעיל. לדוגמה: בלוגים וטפסים (טופס פניה, טופס Lead וכו')  אותם נרצה שכל גולש באתר יוכל לראות גם מבלי ליצור משתמש.

Login Only –עמודים שניתן לראות אותם רק בתוך משתמש פעיל שמחובר לאתר.

CRM Admin – פרופיל שיש לו הרשאות לכל הטבלאות ולכל עמודי המערכת, אך אין לו הרשאות לסביבת הפיתוח (גם לא דרך לחצן ה"עריכה" של כרטיסי מערכת), לשינוי ערכי מערכת ולעריכת משתמשים ופרופילים.

Admin – פרופיל שיש לו את כל ההרשאות האפשריות על המערכת. פרופיל Admin שהוא גם מנהל המערכת, הוא היחיד שבנוסף להרשאות ה Admin, יכול לערוך את משתמשי המערכת , הפרופילים, ערכי המערכת וכרטיסי המערכת וכן בעל גישה לסביבת הפיתוח. 

יצירת פרופיל חדש נעשית ע"י לחיצה על כפתור 

ביצירת פרופיל חדש ובלחיצה על גלגל השיניים של פרופיל קיים יפתח חלון ההגדרות של הפרופיל שמכיל 3 לשוניות:

-פרטי הפרופיל עצמו הכוללים שם ותיאור פרופיל.

-משתמשי המערכת, מתוכם ניתן לבחור את המשתמשים שיוגדרו להיות בעלי הרשאות של סוג הפרופיל הנוכחי.

-לשונית ההרשאות שמכילה בתוכה את כל טבלאות המערכת ובה ניתן להגדיר איזה הרשאות הפרופיל מקבל על איזה טבלאות.

הרשאות המערכת על הטבלאות:

Find- חיפוש אובייקט

Get-החזרת רשומה/אובייקט

Create-יצירת רשומה/אובייקט חדש

Update-עדכון רשומה/אובייקט קיים

Delete-מחיקת רשומה/אובייקט קיים

הרשאות מתקדמות

בסביבת הפיתוח של המערכת (הכניסה נעשית דרך החץ שנמצא בשורת התפריט העליונה ליד שם המשתמש) מנהל המערכת יכול לערוך את הרשאות המערכת באופן מותאם אישית.

בתוך סביבת הפיתוח יש להכנס ללשונית Databases , ללחוץ על DB for MyBusiness  ולהיכנס ללשונית Tables. כעת יש לבחור את הטבלה שאת הרשאותיה נרצה לעדכן ולערוך אותה (לחיצה על לחצן העריכה Edit).

לדוגמה: נרצה לשנות הרשאות בטבלת הלקוחות, כך שכל אחד מאנשי המכירות יראה רק את הלקוחות שהוא מנהל הלקוח שלהם. אדמין המערכת יראה את הלקוחות של כולם.

לאחר שבחרנו בטבלה הרלוונטית לשינוי, יש ללחוץ על כפתור  שנמצא מתחת לשם הטבלה. בחלון שנפתח, בתחתית לשונית permissions יש ללחוץ על כפתור  יפתח בפנינו החלון הבא:

להוספת כלל חדש יש ללחוץ על כפתור ה  בצדידו העליון של החלון.

החלון שיפתח מתחלק לשני חלקים עיקריים:

1. הגדרות ותנאים - בחלק זה ניתן לכלל החדש שם ונגדיר את תנאי הכלל ע"י לחיצה על .

2. הרשאות - ניתן לשייך את הכלל לפרופיל שלם או למשתמש בודד, ניתן גם לקבוע את הכלל על הרשאות ספציפיות ( find, get, update).

התנאי שיצרנו בדוגמה קובע כי משתמשים פעילים(Active user) שנמצאים תחת פרופיל מכירות(Sales) יוכלו לראות רק את הלקוחות שהם מוגדרים כאחראים עליהם(לפי שדה ownerid). אם המשתמש הוא לא המשתמש הנוכחי, אז רק אדמין יוכל לראות את הלקוחות.

התנאי נראה כך:

ניתן גם להגדיר הרשאות לפי צוות.

תחילה, יש להגדיר את הצוותים תחת סביבת פיתוח-Databases->לשונית Settings

נקים עץ היררכיה ארגוני ל-3 סניפים. המטרה היא שכל מנהל סניף, יוכל לראות רק את המכירות של הסניף שלו.

נוסיף כל רמה בעץ באמצעות כפתור Add item.

כדי לסדר את ההיררכיה, נגרור כל צוות מתחת למנהל סניף שלו.

כך תיראה ההיררכיה הארגונית שלנו:

כעת, יש לשייך כל משתמש להיררכיה שלו.

תחת הגדרות->משתמשים->ניכנס לעריכה של כל משתמש ונשייך אותו להיררכיה.

השלב האחרון, הוא הגדרת ההרשאות בטבלת מכירות שכל מנהל סניף יראה רק את המכירות של הסניף שלו. ניכנס להרשאות מתקדמות של הטבלה כדי להגדיר זאת.

זה בנוסף להרשאה הקודמת שיצרנו שכל משתמש רואה את המכירות שלו פרט לאדמין המערכת, ולפרופיל של מנהלי הסניפים.

מגדירים בתנאי, שאם אחראי המכירה לא תחת ההיררכיה, רק מנהל המערכת יכול לגשת למכירות אלו.

כלומר, מנהלי הסניפים יראו את המכירות של הסניף שלהם בלבד.

נציגי המכירות יראו כל אחד את המכירות שלהם בלבד.