בניית תבניות

שימושי תבניות במערכת:

1. טמפלטים מעוצבים לשליחת מיילים.

2. טמפלטים מעוצבים להדפסה.

3. טמפלטים מעוצבים להצעות מחיר (מודול מכירות).

4. טמפלטים מעוצבים לחשבונות (מודול שעות ופרויקטים).

גש לניהול מערכת> תבניות > תבנית חדשה.
הכנס שם לתבנית. לדוגמא: ישראל- חתימת מייל / ניוזלטר פסח 2012.

לאחר מכן ערוך את גוף ההודעה (במסגרת הצהובה).
* שים לב - יש להקליד את המלל,לא ניתן להשתמש בהעתקה והדבקה ממקורות שונים.

אייקונים שימושיים:

• להוספת תמונות בחר בעזרת הסמן של העכבר את המיקום בגוף ההודעה בו אתה רוצה שהתמונה תופיע > לחץ על האייקון  > Browse > בחר את התמונה הרצויה מתוך המחשב שלך ולחץ על Upload.
• להוספת קישור בחר בטקסט/בתמונה אותם אתה מעוניין לקשר > לחץ על האייקון > הכנס את הכתובת אליה אתה רוצה להפנות תחת ה- URL ולחץ על OK.
• להוספת טבלה בחר בעזרת הסמן של העכבר את המיקום בגוף ההודעה בו אתה רוצה שהטבלה תופיע > לחץ על האייקון > בחר את מספר השורות והעמודות הרצוי והוסף את הטבלה.

• להוספת שבירת דף (לצורך חלוקת דפים בהדפסה) בחר בעזרת הסמן של העכבר את המיקום בגוף ההודעה שהחל ממנו תתבצע שבירת הדף ולחץ על האייקון .

הוספת שדות מהכרטיסים לתבנית:

לשליפה של ערכים מתוך שדות בכרטיסים השונים בחר בעזרת הסמן של העכבר את המיקום בגוף ההודעה בו אתה רוצה שיתווסף השדה> בסוג שדה בחר את הכרטיס ממנו אתה רוצה שיישלף הנתון ובחר בשדה הרלוונטי.

לדוגמא: אם אתה מעוניין ששם הלקוח יתווסף בראשית העמוד לפני המילה שלום, עמוד עם הסמן על תחילת השורה לפני המילה שלום> בחר בסוג שדה "לקוח" ובשדה לקוחות.שם לקוח והקלק על הוספה. כך, בכל פעם שתשלח מייל מכרטיס הלקוח יתווסף שם הלקוח לפני המילה שלום באופן אוטומטי.

* מעבר לכך, ישנן יכולות עיצוב שונות באייקונים הנוספים (בדומה ל-Word).

** ליכולות עיצוב מורכבות יותר ניתן להשתמש ב- Source שם יוצג לך קוד ה- Html אותו תוכל לערוך כאוות נפשך. בנוסף, ע"י הקלקה על כל טבלה או תמונה שהכנסת לתבנית תוכל להגיע ליכולות עיצוב גבוהות יותר בעזרת Html.

הוספת קבצים לתבנית:

לכל תבנית במערכת ניתן להוסיף קובץ אשר יצורף באופן אוטומטי לתבנית ככקובץ מצורף בעת שליחת המייל.

הדפסת תבניות:

לאחר בניית תבניות במערכת CRM, ניתן להדפיסן מכרטיס הלקוח, איש הקשר, המכירה והפניה. גש לכפתור עבור ל- בכרטיס הרלוונטי ובחר באופצית הדפסת תבניות, לאחר בחירת התבנית הרצויה, ייפתח חלון תצוגה לתבנית עם כפתור הדפס.

חשוב שתדעו !

תבניות הנבנות במערכת MyBusiness מבוססות על שפת ה- HTML . HTML היא שפה סטנדרטית לבנייה  ועיצוב של דפי אינטרנט בעולם כולו. כאשר אתם מעצבים תבנית חדשה במערכת CRM, מאחורי הקלעים עורך התבניות יוצר קוד HTML חדש המכיל את הטקסט והעיצובים שבחרתם.

עורך התבניות הוא אחד הרכיבים היחידים במערכת MyBusiness שלא פותחו בחברה עצמה אלא נרכשו והוטמעו במערכת. מדובר באחד העורכים המפותחים והפופולאריים יותר בשוק ה-web נכון לנקודת הזמן הנוכחית. עם זאת, עיצוב של תבניות HTML בעורך התבניות שונה משימוש בתוכנות עיצוב כגון וורד או תוכנות ייעודיות לבניית אתרים. השוני המרכזי הוא שהתבנית המועברת ללקוח מעוצבת במקום אחד – בעורך, במערכת MyBusiness  אך המייל הנשלח מתקבל ונקרא בקרב הנמענים בתוכנות דואר שונות ודפדפנים שונים, לכל תוכנה שכזו הגדרות משלה בנושא קבלת המייל, מבנה המייל – לרבות התייחסות התוכנה לתכונות ותגיות בקוד ה- HTML. בשל כך, לא ניתן להבטיח במאת האחוזים כי מייל יגיע לכלל הנמענים בצורה זהה. הבטחה שכזו לא תשמעו מאף תוכנה או מערכת העוסקת בשליחת מיילים לרבות תוכנות ייעודיות להפצת מיילים וקמפיינים.

עם זאת, על מנת להגדיל את הסיכוי לתצוגה  דומה של המייל אצל הנמענים, מצ"ב מספר המלצות חשובות,

1. שמירה על מבנה ועיצוב פשוטים.
2. יש לבצע  מספר בדיקות של שליחת המייל טרם השליחה הסופית לנמענים. יש לבדוק כיצד התקבל המסר במספר תוכנות דואר ודפדפנים.
3. לכל תוכנת דואר \ אתר יש פונט ברירת מחדל, על כן יכול להיווצר מצב לדוגמא שבעורך שלנו רואים את הטקסט בפונט אריאל, ובאאוטלוק במייל המתקבל רואים את הטקסט בפונט דיוויד. על כן, הקפידו לסמן את הטקסט בתבנית ובחרו את הפונט המתאים לכם לתצוגה.
4. אנו ממליצים לא לבצע העתקה של טקסט מוורד. במידה והחלטתם בכל זאת לבצע העתקה, יש לקחת בחשבון שניתן להעתיק טקסט בלבד (ללא תמונות) ממעבד התמלילים וורד בתצורה הבאה, א. העתקת הטקסט מקובץ הוורד ב. הדבקתו בתבנית ע"י לחיצה על האייקון הבא:
   
5. בהכנסת תמונות לתבנית, מומלץ תחילה לערוך תמונות אלה לגודל המתאים (גובה ורוחב) לתצוגה ורק לאחר מכן להכניסן לתבנית. שינוי של גודל התמונה באופן ידני בתבנית, עלול לגרום לירידה באיכות התמונה ולתצוגה לקויה.
6. נקודה חשובה נוספת בנוגע לתמונות אשר משולבות בגוף התבנית. רוב תוכנות הדואר המקובלות (Outlook, Gmail) מגנות על פרטיותם של הנמענים ע"י חסימה (כברירת מחדל) של תמונות בגוף המייל, חסימה זו נובעת מן העובדה שתמונות הן אמצעי מרכזי לאיסוף מידע סטטיסטי על פתיחת מיילים וקריאתם. על כן, כאשר מתקבל מייל ללא תמונה, לא מדובר בבאג של המערכת ששלחה את המייל אלא בחסימה מכוונת של תוכנת הדואר המקבלת. יש להשתמש בתמונות בתבנית בצורה מושכלת.
7. בהגדרת טבלאות בתבנית, על מנת לשמור על גודל תצוגה קבוע של טבלה, מומלץ להגדיר מידות ברורות בדגש על רוחב הטבלה, ניתן לבצע זאת ע"י לחיצה על הטבלה בעזרת המקש הימני בעכבר וכניסה למאפיינים.

במידה וברצונכם לראות את קוד ה- HTML לחצו בעורך התבניות על הכפתור מקור \ Source.