לשלוח אל: ניתן לפתוח את המשימה לאחראי על הכרטיס(משימה, מכירה,  פניה, פעילות) או לאחראי לקוח או לכל משתמש אחר במערכת. בנוסף, ניתן להעביר מייל ללקוח או לאיש קשר בלקוח (אותו איש קשר שנבחר בכרטיס (מכירה, משימה, פעילות)
תבנית: כל מייל שנשלח מהמערכת מבוסס על תבנית מייל. בכדי לבנות תבנית חדשה גש לניהול מערכת > תבניות > תבנית חדשה.
נושא: נושא המייל.
מאת: מאיזה משתמש במערכת crm נשלח המייל. על מנת שמייל ישלח בצורה תקינה יש לוודא כי אצל אותו משתמש מוגדר שרת ה-SMTP בפרטי המשתמש שלו. בכדי לוודא זאת גש לניהול מערכת > משתמשים> משתמש רלוונטי > אפשרויות שליחת דואר.

א.      שליחת SMS

לשלוח אל: ניתן לשלוח את ההודעה לאחראי על הכרטיס(משימה, מכירה,  פניה, פעילות) או לאחראי לקוח או לכל משתמש אחר במערכת crm . בנוסף, ניתן להעביר את ההודעה לאיש הקשר שנבחר בכרטיס (מכירה, משימה, פעילות).
הודעה: תוכן מילולי של ההודעה שתישלח.
מאת: מספר ממנו נשלחת ההודעה

כאשר מדובר טריגר: חוסר עדכון, ישנן מספר פעולות שניתן לבצע:
(הפעולות זהות לטריגר: עדכון\הוספה, מלבד לפעולת עדכון הפניה שאינה פעילה בטריגר זה)

א.      עדכון שדה בכרטיס לקוח

לדוגמא: כאשר הערך בשדה שלב מכירה לא יעודכן במשך 24 שעות, עדכן סטטוס לקוח ל-פעיל.

אין הגבלה על כמות פעולות העדכון או השדות שניתן לעדכן בכרטיס הלקוח.

ב.      פתיחת משימה\תזכורת
לדוגמא: כאשר הערך בשדה שלב מכירה לא מעודכן במשך 48 שעות, פתח משימה מסוג מעקב מכירה ללקוח לעוד 7 ימים.
פתח משימה ל: ניתן לפתוח את המשימה לאחראי על הכרטיס(משימה, מכירה,  פניה, פעילות) או לאחראי לקוח או לכל משתמש אחר במערכת.
תיאור: תיאור מילולי של המשימה
סוג משימה: ניתן לבחור את סוג המשימה הרלוונטי מתוך רשימה שהוגדרה מראש על ידך (בכדי להגדיר סוגי משימות גש לניהול מערכת > הגדרת שדות > ערוך כרטיס משימה).
תאריך יעד: הגדרת תאריך היעד למשימה, מספר הימים הוא מרגע השינוי בכרטיס שמוביל להפעלת הכלל. שים לב שניתן להגדיר גם את התזכורת למשימה. הזמן שיוגדר בתזכורת הוא ביחס לתאריך היעד.

ג.       שליחת מייל
לדוגמא: כאשר הערך בשדה שלב מכירה לא מעודכן במשך 48 שעות, שלח מייל למנהל שמכירה לא עודכנה במערכת ועדכן אותו בפרטי המכירה.

לשלוח אל: ניתן לפתוח את המשימה לאחראי על הכרטיס(משימה, מכירה,  פניה, פעילות) או לאחראי לקוח או לכל משתמש אחר במערכת. בנוסף, ניתן להעביר מייל ללקוח או לאיש קשר בלקוח (אותו איש קשר שנבחר בכרטיס (מכירה, משימה, פעילות)
תבנית: כל מייל שנשלח מהמערכת מבוסס על תבנית מייל. בכדי לבנות תבנית חדשה גש לניהול מערכת > תבניות > תבנית חדשה.
נושא: נושא המייל.
מאת: מאיזה משתמש במערכת נשלח המייל. על מנת שמייל ישלח בצורה תקינה יש לוודא כי אצל אותו משתמש מוגדר שרת ה-SMTP בפרטי המשתמש שלו. בכדי לוודא זאת גש לניהול מערכת > משתמשים> משתמש רלוונטי > אפשרויות שליחת דואר.

ד.      שליחת SMS

לשלוח אל: ניתן לשלוח את ההודעה לאחראי על הכרטיס(משימה, מכירה, פניה, פעילות) או לאחראי לקוח או לכל משתמש אחר במערכת. בנוסף, ניתן להעביר את ההודעה לאיש הקשר שנבחר בכרטיס (מכירה, משימה, פעילות).
הודעה: תוכן מילולי של ההודעה שתישלח.
מאת: מספר ממנו נשלחת ההודעה

כאשר מדובר טריגר: עדכון שדה בצד דפדפן, ישנן מספר פעולות שניתן לבצע

א.      הסתרת שדות
ניתן להגדיר תצוגה של כרטיס הפניה. משמע, פעולה זו מאפשרת להסתיר שדות לא רלוונטיים במקרים מסוימים. לדוגמא: ובמידה וסוג הפניה הוא - הדרכה, יש להציג בכרטיס שדה שנקרא – פירוט סוג ההדרכה, אם סוג הפניה הוא – תמיכה טכנית, אין צורך להציג שדה זה. את בניית התנאים ניתן לבצע על כל שדה בכרטיס הפניה.
בעמודה הימנית ניתן למצוא את כל השדות אשר יוצגו בכרטיס הפניה. בעמודה השמאלית נמצא את כל השדות שיוסתרו.

ב.      עדכון שדות כרטיס
ניתן להגדיר קשר בין ערכי שדות מסוג קומבו. לדוגמא: במידה וסוג הפניה הוא תמיכה טכנית, עדכן באופן אוטומטי את הערך בשדה אחראי ל-אביבה ואת הערך בשדה מטפל בפניה ל-אבי (אבי הוא הנציג שירות ואביבה היא המנהלת שלו).
ניתן להגדיר עד חמישה שדות מקושרים בכל כלל.

ג.       שדות חובה
ניתן להגדיר שדות חובה בכרטיס הפניה, מכירה והמשימה הראשיים. 
לדוגמא: כאשר הערך הנבחר בסוג הפניה הוא תמיכה טכנית, הגדר את שדה תיעוד טיפול כשדה חובה למילוי. ניתן לבחור יותר משדה אחד חובה וניתן ליצור מספר תנאים. כאשר התנאים מוגדרים תחת אותו כלל הקשר ביניהם הוא וגם. במידה וברצונך לייצר תנאי אחד לא מקושר, עליך להגדירו בכלל נפרד.

בעמודה הימנית מופיעים כל השדות בכרטיס הפנייה הראשי. יש לסמן את השדה ובעזרת החיצים להעבירו לעמודה השמאלית. בסוף יש ללחוץ שמור. לאחר לחיצה על כפתור ה-שמור, יש ללחוץ על כפתור ה-סיים.
* שימו לב, במערכת ישנם חמישה שדות המוגדרים כחובה כברירת מחדל. שדות אשר תגדירו באשף זה יתווספו לחמישה הקיימים.