כללים אוטומטיים (RBG)

מחולל הכללים האוטומטים מאפשר בצורה גמישה להגדיר טריגרים אשר יפעילו מספר סוגים של פעולות אוטומטיות, לדוגמא: שליחת מייל או פתיחת משימה לביצוע. ניתן להפעיל כללים אוטומטיים מתוך המודולים הבאים: מכירות, פניות משימות ופעילויות.
לדוגמא: כשדה שלב מכירה מעודכן לערך – נסגר, שלח מייל למנהל עם פרטי המכירה. דוגמא נוספת: כאשר משימה מסוג: שליחת טפסים בוצעה, פתח משימה נוספת כעבור שבוע – ווידוא הגעת הטפסים ללקוח.

יכולות:

נציג כעת שלושה תהליכים אפשריים על פי הטריגרים שמוצגים בטבלה,
1. טריגר: עדכון \ הוספה.
2. טריגר: חוסר עדכון.
3. טריגר: עדכון שדה בצד דפדפן 

טריגר: עדכון \ הוספה
שם הכלל: יש לתת לכלל שם המעיד על הפונקציונאליות שלו.
בבחירה בפעולת עדכון, ניתן לבחור בין שתי פעולות אפשריות, פעולת עדכון רשומה קיימת או הוספת רשומה חדשה למערכת crm . ההבדל ביניהם הוא האם הכרטיס המדובר כבר היה שמור במערכת crm וביצעתי בו עדכון לשדה הספציפי או האם הכרטיס נשמר בפעם הראשונה בזמן עדכון השדה.

תנאים
הגדרת התנאים להפעלת הכלל האוטומטי. לדוגמא: כאשר סוג המשימה הוא מעקב לאחר הדרכה וסטטוס המשימה עודכן לסגור – אז יופעל הכלל האוטומטי ותתבצע הפעולה שנגדיר בשלב הבא.

פעולות
הגדרת הפעולה הרצויה. לדוגמא: שליחת מייל למנהל או פתיחת משימת המשך לביצוע.

כאשר מדובר בטריגר: עדכון \ הוספה, ישנן מספר פעולות שניתן לבצע:

א.      עדכון שדה בכרטיס לקוח

לדוגמא: כאשר הערך בשדה שלב מכירה מעודכן ל-מכירה נסגרה, עדכן סטטוס לקוח ל-פעיל.

אין הגבלה על כמות פעולות העדכון או השדות שניתן לעדכן בכרטיס הלקוח.

ב.      עדכון שדה בכרטיס פניה 
(רק בעולם המשימות, במידה והמשימה מקושרת לכרטיס פניה)
במידה ומשימה זו נפתחה מתוך כרטיס פניה, ניתן לבצע עדכון של אותו כרטיס פניה. לדוגמא: במידה ומשימה מסוג חזרה ללקוח נסגרה, עדכן את סטטוס הפניה לנסגר.

ג.       פתיחת משימה\תזכורת
לדוגמא: כאשר הערך בשדה שלב מכירה מעודכן ל- בוצעה פגישה, פתח משימה מסוג מעקב מכירה ללקוח לעוד 7 ימים.
פתח משימה ל: ניתן לפתוח את המשימה לאחראי על הכרטיס(משימה, מכירה,  פניה, פעילות) או לאחראי לקוח או לכל משתמש אחר במערכת.
תיאור: תיאור מילולי של המשימה
סוג משימה: ניתן לבחור את סוג המשימה הרלוונטי מתוך רשימה שהוגדרה מראש על ידך (בכדי להגדיר סוגי משימות גש לניהול מערכת > הגדרת שדות > ערוך כרטיס משימה).
תאריך יעד: הגדרת תאריך היעד למשימה, מספר הימים הוא מרגע השינוי בכרטיס שמוביל להפעלת הכלל. שים לב שניתן להגדיר גם את התזכורת למשימה. הזמן שיוגדר בתזכורת הוא ביחס לתאריך היעד.

ד.      שליחת מייל
לדוגמא: כאשר הערך בשדה שלב מכירה מעודכן ל- מכירה נסגרה, שלח מייל למנהל שמכירה חדשה נסגרה במערכת ועדכן אותו בפרטי המכירה.