ניתן ליצור כללים אוטומטיים בדטה בייס ליצירה ועדכון של רשומות במערכת.

יצירת רשומה- בעמידה בכלל מסוים, המערכת תיצור רשומה חדשה במערכת. לדוגמה: יצירת משימה לאחר עדכון סטטוס של לקוח, יצירת פגישה לאחר עדכון סטטוס משימה וכו'.

עדכון רשומה- בעמידה בכלל מסוים, המערכת תעדכן רשומה שמשויכת ליישות. לדוגמה: עדכון סטטוס של מכירה לאחר עדכון סטטוס הצעת מחיר, עדכון סטטוס לקוח כשסטטוס מכירה משתנה וכו'.

במדריך זה נציג 3 דוגמאות ליצירת/עדכון יישות מיישות אחרת במערכת.

דוגמה ראשונה- עדכון סטטוס מכירה לאחר שהצעת מחיר אושרה

ניכנס לדטה בייס- לטבלה של הצעות מחיר- PriceQuotes, נלחץ על עריכה

ניכנס ללשונית Triggers ונוסיף טריגר חדש

ניתן שם לטריגר

בקריטריון נבחר שסטטוס ההצעה הנו "אושרה"

בפעולה- נבחר Update Object

נבחר את טבלת Sales ואת הפוינטר שמקשר בין הצעת המחיר למכירה (Value type: Dynamic)

בערכים נבחר לעדכן את סטטוס המכירה ל"הושלמה"

דוגמה שנייה- פתיחת פעילות ביומן ממשימה

ניכנס לדטה בייס- לטבלה של משימות- Tasks, נלחץ על עריכה

נוסיף בטריגר קריטריון של סטטוס משימה "בוצעה"

בפעולה- נבחר Create Object

נבחר את טבלת Activities כדי ליצור פעילות

השדות הדרושים לשם הקמת פעילות: 

Name- ניתן שם קבוע לפעילות שתיפתח (Value type: Static)

OwnerId- נבחר מי יהיה היוזר שאחראי על הפעילות- נבחר את היוזר שאחראי על המשימה (Value type: Dynamic)

StatusId- נבחר מה יהיה סטטוס הפעילות שתיפתח (Value type: Static)

TypeId- נבחר את סוג הפעילות שתיפתח (Value type: Static)

AccountId- נבחר את הלקוח שיהיה משוייך לפעילות- נבחר את הלקוח שמשוייך למשימה (Value type: Dynamic)

StartTime - נבחר את תאריך התחלת הפעילות, Date + 1 hours (Value type: Dynamic)

EndTime - נבחר את תאריך סיום הפעילות, Date + 2 hours (Value type: Dynamic)

דוגמה שלישית- פתיחת משימה ממכירה

ניכנס להגדרות של טבלת מכירות ושם נייצר את הטריגר

נוסיף בטריגר קריטריון של סטטוס מכירה "הושלמה"

בפעולה- נבחר Create Object

נבחר את טבלת Tasks כדי ליצור משימה

השדות הדרושים לשם הקמת משימה:

AccountId- נבחר את הלקוח שיהיה משויך למשימה, נבחר את הלקוח של המכירה (Value type: Dynamic)

SaleId- נבחר את Current Object כדי שהמשימה תהיה משויכת למכירה (Value type: Dynamic)

Name- ניתן שם קבוע למשימה (Value type: Static)

Description- נבחר את תיאור המשימה- או טקסט קבוע, או שניתן שהתיאור יהיה שווה לשם המשימה (Value type: Static)

Date - ניתן לבחור שהמשימה תיפתח יום לאחר עדכון המכירה- "updatedAt + 1 days" (Value type: Dynamic)

OwnerId- ניתן לבחור שאחראי המשימה יהיה היוזר שעדכן לאחרונה את כרטיס המכירה- "updatedBy" (Value type: Dynamic)

StatusId- נבחר את הסטטוס בו תיפתח המשימה- "פתוחה" (Value type: Static)

TypeId- נבחר את סוג המשימה שתיפתח (Value type: Static)

PriorityId- נבחר את עדיפות המשימה שתיפתח (Value type: Static)

ReminderDateTime- נבחר שהתזכורת למשימה תהיה שעה לפני מועד ביצועה- updatedAt + 23 hours (Value type: Dynamic)

ReminderTime1- נבחר את זמן התזכורת "שעה לפני"- הערך צריך להיות סטטי מבין שלושת הערכים הבאים: 1 שעה לפני/2 שעות לפני/3 שעות לפני (Value type: Static)