ייבוא/ייצוא-נתונים-חלק-א

תמיכה

כאן תוכלו למצוא את כל התשובות לכל השאלות הנוגעות

למערכת MyBusiness CRM.

לשאלות בנושאים נוספים אשר לא מופיעים במדריך ניתן

לפנות ישירות במייל ובטלפון, למידע נוסף לחץ כאן.

ייבוא/ייצוא נתונים-חלק א

ייבוא\ייצוא נתונים (גיבוי נתונים)

ייבוא נתונים

במערכת MyBusiness ניתן להזין לקוחות ואנשי קשר בכמה תצורות, אחת השכיחות היא ייבוא נתוני לקוחות ואנשי קשר מקובץ אקסל. כל שדה במערכת crm אשר ממוקם בכרטיס הלקוח הראשי ובכרטיס איש הקשר הראשי ניתן לייבוא מקובץ האקסל. יש לקחת בחשבון מספר דברים,

ניתן לקלוט לקוחות חדשים ללא הגבלה של כמות, למספר השורות בקובץ אין משמעות, אלא רק כאשר מגיעים למספרים גבוהים מאוד של מעל 10,000 שורות, אז מומלץ לפצל את נתונים למספר קבצים,
יש לקחת בחשבון כי קיימת הגבלה על מספר העמודות באקסל לקליטה, משמע, ניתן לקלוט עד 30 עמודות בכל קליטה.
קליטת הלקוחות עוסקת אך ורק בקליטת לקוחות חדשים למערכת, אין אפשרות באמצעות קליטת אקסל לעדכן נתונים קיימים במערכת crm , בהמשך לכך, אין אפשרות לקלוט אנשי קשר בלבד למערכת, איש קשר חדש תמיד ייקלט בהקשר ללקוח ספציפי.

פורמט אקסל לקליטה

כל שורה בקובץ האקסל מייצגת לקוח ואיש קשר, במידה ואנו קולטים לקוח אחד שלו קיימים שני אנשי קשר, נתוני הלקוח כולם ישוכפלו פעמיים ובהמשך להם יצורפו פרטי אנשי הקשר.

לדוגמא: קליטת לקוחות בלבד

שם לקוח	סוג לקוח	טלפון	מקור הגעה	כתובת
MyBusiness	עסקי	039191833	גוגל	מוטה גור 9
Intel	עסקי	034556778	פייסבוק	הרצל 87
Ikea	עסקי	087765543	עיתונות	קוממיות 87

לדוגמא: קליטת לקוח + איש קשר

שם לקוח	סוג לקוח	טלפון	מקור הגעה	כתובת	שם איש קשר	תפקיד	טלפון נייד	מייל
MyBusiness	עסקי	039191833	גוגל	מוטה גור 9	רעות	תמיכה	0507778881	reut@mybusiness.co.il
Intel	עסקי	034556778	פייסבוק	הרצל 87	שיר	מכירות	0543667667	shir@intel.com
Ikea	עסקי	087765543	עיתונות	קוממיות 87	יוסי	מנהל	0503445662	yossi@ikea.com

לדוגמא: קליטת לקוח + כמה אנשי קשר

שם לקוח	סוג לקוח	טלפון	מקור הגעה	כתובת	שם איש קשר	תפקיד	טלפון נייד	מייל
MyBusiness	עסקי	039191833	גוגל	מוטה גור 9	רעות	תמיכה	0507778881	reut@mybusiness.co.il
MyBusiness	עסקי	039191833	גוגל	מוטה גור 9	ניר	מכירות	0507779996	nir@mybusiness.co.il
Intel	עסקי	034556778	פייסבוק	הרצל 87	שיר	מכירות	0543667667	shir@intel.com
Intel	עסקי	034556778	פייסבוק	הרצל 87	שולי	מנכ"ל	0503667223	shuli@intel.com
Ikea	עסקי	087765543	עיתונות	קוממיות 87	יוסי	בעלים	0503445662	yossi@ikea.com
Ikea	עסקי	087765543	עיתונות	קוממיות 87	בני	מנהלה	0503447788	beni@ikea.com

דגשים למבנה הקובץ:

פורמט התאים באקסל צריך להיות על פורמט טקסט,

מלבד לשדות תאריך שיהיו על פורמט התאריך הבא:
יש לוודא כי לא קיימים גיליונות נוספים, ניתן לקלוט קובץ אקסל עם גיליון נתונים אחד בלבד.
יש לוודא כי לא קיימות עמודות או שורות מיותרות בקובץ, בנוסף יש להסיר את כל הפונקציות, המסננים והעיצובים הקיימים באקסל. הגיליון צריך להיות נקי, הפורמט היחיד המותר ואף הכרחי הוא פורמט התאים שהוזכר בסעיף 1, טקסט או תאריך.

יש לשמור את קובץ האקסל בפורמט Excel 97-2003.

מומלץ לרשום את שמות העמודות בקובץ האקסל כשם השדה במערכת. זוהי המלצה בלבד אשר באה לסייע בשלב מאוחר יותר בזמן קליטת הקובץ למערכת.

במידה ובחרת לקלוט נתונים לשדה מסוג קומבו בוקס במערכת, עליך להקפיד שהערכים באקסל יהיו כתובים בצורה זהה לערך במערכת. במידה ובחרת לקלוט נתונים לשדה צ'קבוקס במערכת, עבור סימון הצ'קבוקס רשום ערך Y, עבור אי סימון הצ'קבוקס רשום ערך N.