במדריך הבא אנו נדגים איך אפשר להתחבר בקלות לאפלייקציית mybusiness דרך הzapier  ולהכניס לידים חדשים למערכת ע"י עדכון רשומה חדשה בGoogle Sheets .

תחילה צרו קשר עם התמיכה שלנו על מנת לקבל הזמנה לאפליקציה, יחד עם ההזמנה אתם תקבלו מספר מפתח ומספר אפליקציה, אותם תשמרו לשלבים הבאים במדריך.

בשלב הבא יש להתחבר לחשבון הזאפייר שלכם וללחוץ על הקישור שקיבלתם מאיתנו, לחצו על Accept invite&build zap:

מרגע זה אתם מחוברים לאפליקציה של mybusiness, לחצו על create this zap על מנת ליצור את הזאפ הראשון שלכם עם המערכת.

בצד שמאל של המסך ניתן לראות את התהליך שאנו יוצרים, השלב הראשון שלנו הינו הטריגר- הגורם האחראי על תוצאה מסויימת. השלב השני הינו התוצאה שאנו נרצה להשיג. במדריך זה ובמדריכים הבאים נתייחס לתוצאה כ- "הפעולה". בדוגמא זו אנו נתחבר לחשבון הGoogle שלנו ונראה איך יצירה של רשומה בSheets(הטריגר) גורם להוספה של רשומה בטבלת לידים(הפעולה).

במסך הבא אנו נבחר באפליקציית הטריגר שלנו, Google Sheet, במקרה היא מופיעה תחת אפליקציות פופולאריות אך ניתן לחפש במגוון האפליקציות אשר זאפייר מציע לכם להתממשק איתם.

החלון הבא בעצם מציג לנו את אפשרויות האפליקציה, ספציפית ב Google sheets ניתן ליצור טריגר בעדכון רשומה או הוספה של רשומה חדשה, במדריך זה אנו מתמקדים בטריגר על בסיס הוספה של רשומה חדשה לקובץ הSheets  שלנו לכן נבחר באפשרות השנייה של "New Spreadsheet row".

שימו לב שהבחירה צריכה להתאים לאפליקציית הפעולה, אם אין אפשרות של עדכון רשומה באפליקציית הפעולה) mybusiness) ואתם בוחרים באפשרות של עדכון רשומה באפליקציית הטריגר(sheets), המערכת תייצר רשומה חדשה על כל שינוי שתבצעו בקובץ הטריגר. במדריכים הבאים אנו נסביר על עדכון רשומה דרך הזאפ.

בשלב זה עליכם להתחבר לחשבון הDrive שלכם ולתת לזאפייר גישה.

כעת ניתן ללחוץ על Test ולבדוק שהחיבור אכן תקין. 

הגענו לשלב האחרון לפני בדיקת הטריגר שלנו, כעת עליכם לבחור את הנתיב והפעולה שתגרום לטריגר, בחרו את הקובץ Sheets שלכם ואת הגליון הרצוי, תחת Trigger column בחרו שדה אשר יגרום לטריגר לפעול, אם אין לכם שדה כזה תשאיר את זה ברירת המחדל של any_column.

כעת תוכלו לבדוק את הקובץ ולראות שאכן ערכי הרשומות נכונים, יש לבחור אחד מהרשומות על מנת שנוכל לבדוק אותו לאחר מכן בהגדרת הפעולה שלנו.

בשלב הבא אנו נעבור על הפעולה שלנו, כאן אנחנו בעצם נתחבר עם החשבון mybusiness  שלנו בעזרת הערכים אשר קיבלתם במייל עם הקישור לזאפייר. שימו לב בצד שמאל שעברתם לפעולה ובחרו באפליקציה של mybusiness.

מסך זה יראה לכם את הפעולות שניתן לעשות באפליקציה, שימו לב שכרגע ניתן לייצר רק ליד חדש, בקרוב יעלו עוד מגוון אפשרויות  נוספות.

כעת הכניסו את הערכים שקיבלתם מאתנו במייל ולחצו לאישור, שימו לב שאתם מכניסים את הערך לשדה הנכון.

לחצו Test על מנת לבדוק את הקישור והמשיכו לאחר שתראו Success.

כעת נכניס את השדות שלנו מהSheet אל תוך השדות במערכת. נלחץ על הוספה תחת שדה מסויים כגון )Lead Nameשם השדה ב-mybusiness) ונבחר מתוך הSheets את Name(השם של השדה בSheets).

יש לשים לב ששדה שהינו מסוג פוינטר יש להכניס בצורת קצת אחרת, לדוגמא שדה Status, המבנה הינו אחיד לכלל שדות הפוינטר בתצורה הבאה:

className                          TableName

_type                                    Pointer

objectId                               ID

המשתנים שלנו כמובן הם TableName שהוא שם הטבלה במערכת אשר מחובר בפוינטר לשדה אותו אנו נרצה לעדכן, וID שהינו מספר האובייקט של הערך אותו אנו נרצה לבחור. בדוגמא הבאה הכנסנו לטבלה את הID  של האובייקט "ליד חדש" כפי שמופיע במערכת שלנו, יש לבדוק את הID  בטבלת המערכת:

כך נראה יישום שדה הפוינטר בזאפייר:

נמשיך לשלב הבדיקה ונוודא שהשדות קיבלו את הערכים המתאימים, לבסוף נלחץ על Send Test to Mybusiness CRM.

לאחר קבלת אישור ביצוע הפעולה תוכלו לבדוק את הפעולה במערכת הCRM ולחפש את הליד החדש ביותר שנוסף.

בשלב זה הזאפ שלנו מוכן, לאחר שנאשר אותו כל הוספה של רשומה בSheets תגרום להוספה של רשומה במערכת, שימו לב שהזאפייר רץ על הטבלה בערך כל 5 דקות כך שהתהליך לרוב אינו מיידי.

טבלה לפני הוספה של רשומה חדשה:

לאחר הוספת רשומה:

 

ניתן לראות שלאחר הוספת הרשומה קיבלנו במערכת ליד חדש בשם "סוזי":

שימו לב שהזאפ לא יעלה את הטבלה רטרואקטיבי, הוא רץ רק על הוספה של רשומות. למדריך המסביר על העלת קבצי אקסל לחצו כאן.