שליחת מיילים מהמערכת

על מנת לשלוח מיילים מהמערכת ראשית יש להגדיר שרת דואר יוצא (SMTP) לכל משתמש.

גש לניהול מערכת> משתמשים > כנס למשתמש הרלוונטי בזכוכית המגדלת והגדר לו את פרטי שרת הדואר היוצא (בדומה להגדרה ב-Outlook).

לאחר ההגדרה יש לבחון את החיבור:
לחץ על הכפתור בדוק חיבור SMTP >בחלונית שקופצת הזן את כתובת המייל אליה אתה מעוניין שיישלח מייל הניסיון. אם מייל הניסיון הגיע- משמע שהשרת הוגדר בהצלחה.
*במידה והחלונית איננה קופצת תופיע בקשה לאישור הקפצת החלונית בראש העמוד. לאחר אישור לחץ בשנית על הכפתור בדוק חיבור SMTP והחלונית תופיע.
** במידה ומופיעה הודעת שגיאה בדוק שוב את פרטי ה-SMTP, לאחר תיקון הפרטים, נסה שוב לבדוק את החיבור- אם שם שרת ה-SMTP , המשתמש והסיסמא נכונים, נסה לבצע שינויים ב-PORT או ב-SSL, השאר את שדה שפת מייל ריק – ללא בחירת שפה ונסה לשנות את שיטת האימות. לאחר כל שינוי בדוק את חיבור ה-SMTP עד שתגיע לקומבינציה הנכונה.
לעתים, שרתי הדואר השונים אינם פתוחים לתקשורת עם שרתים חיצוניים אחרים כמו שרת MyBusiness. חסימות אלה מתבצעות מסיבות של אבטחה. על מנת לקיים תקשורת ולהגדיר את שרת ה-SMTP עליך לפנות לספק הדואר שלך ולבקש ממנו לפתוח את השרת שלך ל-IP של שרת MyBusiness. בכדי לקבל את מספר ה- IP שלנו, צור קשר עם נציג תמיכה במשרד.

ניתן לשלוח מיילים מתוכנת CRM במספר דרכים:

1. מתוך כרטיסי המערכת (למשל כרטיס לקוח, מכירה, פנייה וכדומה)- לחץ על כפתור עבור ל-> שלח אימייל > בחר תבנית מייל רצויה (למידע בנושא תבניות גש לפרק יישום והטמעה -  שלב ב' > בניית תבניות).

2.  מאייקון המעטפה המופיע בסרגל העליון מצד שמאל במסכי המערכת (פרט למסך הבית) > בחר בלקוח ע"י הקלקה על זכוכית המגדלת וחיפוש הלקוח ולאחר מכן בחר בתבנית הרצויה > לחץ על כפתור הבא.

אם אייקון המעטפה לא מופיע בסרגל העליון לחץ על החץ מימין > סמן את שלח אימייל > עדכן.

3. טאב ריכוז אירועים > שלח אימייל > בחר בתבנית הרצויה.
4. שליחת מיילים גורפת באמצעות מודול הקמפיינים (למידע נוסף גש לפרק יכולות נוספות - כללי > קמפיינים).
5. דרך כללים אוטומטיים- (למידע נוסף גש לפרק יכולות נוספות - כללי > כללים אוטומטיים (RBG)).

לאחר בחירת התבנית הרצויה הכנס את נושא המייל, נמען/י הדואר (לחץ על זכוכית המגדלת משמאל ל"עבור" ובחר בנמען/ים הרצוי/ים מתוך רשימת הכתובות המופיעה).
חשוב- כתובות המייל המופיעות ברשימה נשלפות מתוך השדות כתובת מייל בכרטיס לקוח וכתובת מייל בכרטיסי אנשי הקשר – לכן יש להקפיד להכניס מראש אותן בשדות הללו.

להוספת קובץ לחץ על Browse > בחר את הקובץ הרצוי מתוך המחשב שלך.
על מנת שהקובץ יישמר תחת כרטיס הלקוח (בטאב מסמכים) עליך לסמן את השדה "שמור קבצים בבסיס הנתונים". ניתן לשלוח קבצים נוספים בעזרת "הוסף קובץ נוסף".

מגבלות משקל של קבצים מצורפים למיילים:

קבצים מצורפים למייל רגיל: עד 1 מגה.
קבצים מצורפים דרך מודול הקמפיינים: עד 0.5 מגה.

שליחת SMS מהמערכת

להזמנת חבילת SMS:

נכנסים לניהול מערכת > בילינג > חשבון SMS.

לאחר מכן יש להקליק על רכוש חבילתSMS  ולבחור בחבילה הרצויה (יש לשים לב שככל שהחבילה גדולה יותר כך עלות SMS בודד נמוכה יותר).

לאחר ביצוע ההזמנה דרך המערכת, אחד מנציגי MyBusiness ייצור  קשר על מנת להשלים את ההזמנה.

יש להגדיר לכל משתמש בתוכנת CRM את מספר הטלפון הנייד שממנו יוצג שנשלחה ההודעה (כפי שמופיע ב"מאת").

ניתן להשתמש בתכונה זו גם לטובת שליחת הודעות ממשתמש אחד לשני בתוך הארגון (הוסף משתמש> בחירה במשתמש אליו אני רוצה לשלוח את ההודעה והעברה בעזרת החצים משמאל).

להגדרת מספרי הטלפון של משתמשים:   

יש להיכנס לניהול מערכת> משתמשים > כניסה בזכוכית המגדלת למשתמש הרלוונטי ותחת פרטי משתמש להיכנס לנתונים אישיים:

ולהכניס את המספר:

שליחת ה-SMS מתבצעת דרך הכרטיסים השונים ע"י כפתור הניווט עבור ל – שלח SMS

או דרך לחיצה ישירה על האייקון של הסלולארי בסרגל הכלים השמאלי העליון:

או דרך כללים אוטמטיים + הפניה לפרק

*מגבלות

עקב מגבלות הרשתות הסלולריות גודל הודעה מוגבל ל- 70 תווים.

עבור הודעות הגדולות מ- 70 תווים תחויב בהודעה עבור כל 70 תווים