מודול שעות ופרויקטים -  כרטיס פרויקט ותת פרויקט

התאמת כרטיס הפרויקט ותת הפרויקט

הקדמה:

מודול השעות והפרויקטים במערכת CRM משמש לצורך תיעוד ומעקב אחר דיווחי שעות העובדים בחלוקה מדויקת לפרויקטים (פנימיים או חיצוניים) ולקוחות. במערכת קיימות 2 רמות של היררכיה לפרויקט: פרויקט ותתי פרויקטים. דיווחי השעות במערכת מתבצעים ביחס לתת פרויקט.
לדוגמא: שם הפרויקט - הקמת אתר אינטרנט, תתי הפרויקטים יהיו שלבי העבודה השונים כגון כתיבת תוכן, עיצוב באנר וכדומה. המשתמש ידווח שעות ביחס לכתיבת התוכן בפרויקט ''הקמת אתר אינטרנט'' ללקוח: ''intel''.
כרטיס הפרויקט ותת הפרויקט מהווים את הבסיס למודל זה ומשמשים כמסגרת לקליטת כלל  הפעולות ודיווחי השעות המוזנות ע"י המשתמשים במערכת. בפרק זה נסביר כיצד להתאים את המערכת לצרכי הארגון שלך על מנת שתוכל לנהל את דיווחי השעות וכרטיסי הפרויקטים.

שדות חשובים (כרטיס פרויקט):

תאריך התחלה וסיום: שדות אלה הם לקריאה בלבד, תאריכים אלה יוזנו בצורה אוטומטית מתוך תתי הפרויקטים שנזין בשלב הבא.

מנהל פרויקט: בשדה זה מוצגים כלל המשתמשים במערכת באופן אוטומטי. עליך בפתיחת כל פרויקט להגדיר מיהו המשתמש האחראי על פרויקט זה. שדה זה יאפשר לך חיתוך נוח במחולל הדוחות לפי משתמש.

סוג פרויקט: סיווג הפרויקטים, לדוגמא: בארגון אתה מנהל שלושה סוגים של פרויקטים, עיצוב, פיתוח ו-QA. שדה זה יאפשר לך לבצע חיתוך רוחבי בצורה נוחה לכל הפרויקטים שהתקיימו השנה והם מסוג פיתוח ולא רק חיתוך של פרויקט ספציפי. בכדי להגדיר ערכים בטבלה זו, גש לניהול מערכת > תפריט טבלאות.

הערכת שעות לפרויקט: שדה זה הוא לקריאה בלבד ומציג את סה"כ הערכת השעות שהוזנו בכלל תתי הפרויקטים המשויכים לכרטיס פרויקט זה.

סה" שעות מדווחות: שדה זה הוא לקריאה בלבד ומציג את סה"כ השעות שדווחו עד אותו זמן בכלל תתי הפרויקטים המשויכים לכרטיס פרויקט זה.

פעיל: שדה זה בהיותו מסומן מאפשר את דיווחי השעות בעבור פרויקט זה. ברגע שתסיר את הסימון, לא ניתן יהיה להזין יותר דיווחי שעות בעבור הפרויקט על כל תתי הפרויקטים שלו. כמובן שלפי שדה זה גם ניתן לסנן את נתוני הפרויקטים במחולל הדוחות.

לאחר מילוי הנתונים בכרטיס הפרויקט, נעבור להגדיר את תתי הפרויקטים, משמע, את השלבים, המשימות בפרויקט. כפי שציינו כבר קודם, בעבור תתי הפרויקטים מדווח המשתמש את שעות העבודה שלו. בכדי להגדיר את תתי הפרויקטים, גש ללשונית תתי פרויקט ולחץ על הפלוס הכחול לצד שם הפרויקט (מידע נוסף בנושא כרטיס תת הפרויקט תמצא בתיאור הלשוניות בכרטיס הפרויקט – עמוד הבא).

לשוניות בכרטיס הפרויקט

לשונית תתי פרויקט (כרטיס פרויקט)

שדות חשובים (כרטיס תת פרויקט):

תאריך התחלה וסיום: שדות חובה למילוי, תאריכים אלה מגדירים את נקודת ההתחלה והסיום של תת הפרויקט. בסיום בניית כלל תתי הפרויקטים לפרויקט מסוים, ניתן יהיה לראות כי תאריך התחלת תת הפרויקט הראשון ותאריך סיום תת הפרויקט האחרון, יוזנו בצורה אוטומטית ברמת הפרויקט כתאריך תחילת וסיום הפרויקט כולו.

הערכת שעות: בשדה זה ניתן להגדיר את הערכת השעות של הארגון, כמה שעות הארגון מעריך שיוציא על אותה משימה, משמע, אותו תת פרויקט. לאורך ביצוע התת פרויקט ניתן להשוות את הערכת השעות לצד הדיווחים בפועל ולראות האם קיימת חריגה של שעות.

סה"כ שעות מדווחות: שדה זה הוא לקריאה בלבד ומציג את סה"כ השעות שדווחו עד אותו זמן באותו תת הפרויקט.

מקסימום שעות ליום: ניתן להגביל את כמות השעות היומית שמאושר למשתמש להזין עבור אותו תת פרויקט. למשל, בעבור תת פרויקט שנקרא מועדים וחגים, ניתן להזין עד 8.5 שעות ביום.

תת פרויקט מערכת: בסימון שדה זה, יינתן אישור לכלל המשתמשים במערכת לדווח שעות עבור אותו תת פרויקט.

אחראי תת פרויקט: בשדה זה מוצגים כלל המשתמשים במערכת באופן אוטומטי. עליך בפתיחת כל תת פרויקט להגדיר מיהו המשתמש האחראי על תת פרויקט זה. שדה זה יאפשר לך חיתוך נוח במחולל הדוחות לפי משתמש.

סוג תת פרויקט: סיווג תתי הפרויקטים, לדוגמא: בארגון אתה מנהל שלושה סוגים של פרויקטים, עיצוב, פיתוח ו-QA. בתוך פרויקט עיצוב קיימים שלוש סוגים של תתי פרויקטים, עיצוב-פנימי, עיצוב-חיצוני ועיצוב-משולב. שדה סוג תת הפרויקט יאפשר לך לבצע חיתוך רוחבי בצורה נוחה לכל תתי הפרויקטים שהתקיימו השנה והם מסוג עיצוב-פנימי. בכדי להגדיר ערכים בטבלה זו, גש לניהול מערכת > תפריט טבלאות.

תת פרויקט מקדים: הגדרת תתי פרויקטים קודמים לתת הפרויקט הנוכחי. נתון זה יבוא לידי ביטוי בגאנט הפרויקט אשר נמצא בכרטיס הפרויקט הראשי > כפתור מדדים להתקדמות פרויקט.

פעיל: שדה זה בהיותו מסומן מאפשר את דיווחי השעות בעבור תת פרויקט זה. ברגע שתסיר את הסימון, לא ניתן יהיה להזין יותר דיווחי שעות בעבור תת הפרויקט. כמובן שלפי שדה זה גם ניתן לסנן את נתוני תתי הפרויקטים במחולל הדוחות.

לאחר מילוי הנתונים בכרטיס תת הפרויקט, נעבור להקצאת המשתמשים, משמע, מי יהיו המשתמשים אשר יורשו לדווח שעות בעבור תת הפרויקט הספציפי.

לשונית משתמשים (כרטיס תת פרויקט) –
בכדי להגדיר משתמשים גש ללשונית משתמשים ובחר עובד רלוונטי מתוך הרשימה. קח בחשבון שהלשונית תהפוך להיות זמינה רק לאחר שמירת כרטיס תת הפרויקט.

לאחר הוספת המשתמש הרלוונטי, ניתן להיכנס לתוך כל משתמש ולהגדיר פרטים נוספים.

פעיל – האם משתמש זה עדיין פעיל תחת תת הפרויקט ורשאי לדווח שעות עבורו.
הקצה משתמש כ – ניתן להגדיר במערכת מחירון תפקידים ולהקצות כל עובד לתת פרויקט בתפקיד אחר. לדוגמא: יוסי כהן משמש בפרויקט של אוסם כמטמיע, אך בפרויקט של תנובה הוא מנהל הפרויקט. לכל תפקיד תמחור אחר אשר יבוא לידי ביטוי מאוחר יותר בהוצאת חשבון מסכם ללקוח. על מנת להגדיר תפקידים בארגון, גש לניהול מערכת > תפריט טבלאות> הגדרת סוגי שירות.

על מנת להגדיר מחירים לשעת עבודה של כל תפקיד, גש לניהול מערכת > תפריט טבלאות > מחירון שירותים.