קליטת הקובץ למערכת:

גש לניהול מערכת> יבוא נתונים

שלב ראשון – קרא את ההוראות וצרף את קובץ האקסל לקליטה, בסיום לחץ על הכפתור בצע

שלב שני -  לאחר כמה רגעים תופיע ההודעה הבאה, לחץ על הכפתור הבא

שלב שלישי – שיוך כל עמודה באקסל לשדה המיועד במערכת crm , להמשך לחץ על הכפתור הבא

בטבלה התחתונה מופיעות כלל הכותרות-העמודות מקובץ האקסל, יש לקבוע בשלב זה באיזה שדה במערכת crm יתועדו נתוני כל עמודה באקסל. שימו לב שהטבלה לרוב תהיה די רחבה, השתמשו בגלילה לרוחב הטבלה לשיוך כלל העמודות. שימו לב לשייך את פרטי הלקוחות לשדות הלקוח ואת פרטי איש הקשר לשדות איש הקשר.

שלב רביעי -  במידה והאקסל תקין, תוצג הודעה המכילה דוגמא של הנתונים הנקלטים, להמשך לחץ על הכפתור קלוט נתונים

במידה והיו בעיות בקליטת הנתונים, תוצג ההודעה הבאה המפרטת את כל השגיאות הקיימות. להחלטתך האם להתעלם מהבעיות, משמע הנתונים לא ייקלטו בשלמותם,  או האם לבטל את תהליך הקליטה לתקן את האקסל ולחזור לקליטה מחודשת.

שלב חמישי – סיום הקליטה, תוצג הודעה  אשר מכילה את כמות הרשומות הנקלטות מכל סוג. מומלץ לבצע בדיקה מדגמית לקליטת הנתונים.

במידה וביצעת בדיקה מדגמית וברצונך למחוק את הלקוחות שנקלטו למערכת, גש לניהול מערכת > עדכון ומחיקה גורפים. למידע נוסף בנושא גש לפרק יכולות נוספות – כללי > עדכון\מחיקה גורפים.

ייצוא נתונים

ייצוא נתונים במערכת מתבסס על ייצוא תוצאות שאילתה או דוח לקובץ אקסל. למידע בנושא בניית שאילתות ובניית דוחות, גש לפרק יישום והטמעה – שלב ב' > הגדרת שאילתות והגדרת דוחות. ייצוא נתונים לאקסל זוהי הדרך שלך לגבות את נתוני המערכת, מומלץ אחת לתקופה לייצא את כלל נתוני המערכת המעודכנים לאקסלים.
שאילתות ניתן לייצר על העולמות הבאים: לקוחות, אנשי קשר, מכירות, פניות ומשימות.
דוחות ניתן לייצר על העולמות הבאים: לקוחות, אנשי קשר, פריטים, מכירות, פניות, פעילויות, משימות, פרויקטים, תתי פרויקטים, גיליון שעות וקמפיינים.

לדוגמא: שלב ראשון – בניית שאילתה והרצתה

שלב שני – לחיצה על אייקון האקסל הממוקם בשורת האייקונים בצד השמאלי העליון של המסך.

שלב שלישי - החלט האם לפתוח את הקובץ או לשמור אותו על המחשב שלך. תוצאות השאילתה יופיעו בקובץ האקסל שייפתח \ יישמר.