ייבוא\ייצוא נתונים (גיבוי נתונים)
ייבוא נתונים
במערכת MyBusiness ניתן להזין לקוחות ואנשי קשר בכמה תצורות, אחת השכיחות היא ייבוא נתוני לקוחות ואנשי קשר מקובץ אקסל. כל שדה במערכת crm אשר ממוקם בכרטיס הלקוח הראשי ובכרטיס איש הקשר הראשי ניתן לייבוא מקובץ האקסל. יש לקחת בחשבון מספר דברים,
-
ניתן לקלוט לקוחות חדשים ללא הגבלה של כמות, למספר השורות בקובץ אין משמעות, אלא רק כאשר מגיעים למספרים גבוהים מאוד של מעל 10,000 שורות, אז מומלץ לפצל את נתונים למספר קבצים,
-
יש לקחת בחשבון כי קיימת הגבלה על מספר העמודות באקסל לקליטה, משמע, ניתן לקלוט עד 30 עמודות בכל קליטה.
-
קליטת הלקוחות עוסקת אך ורק בקליטת לקוחות חדשים למערכת, אין אפשרות באמצעות קליטת אקסל לעדכן נתונים קיימים במערכת crm , בהמשך לכך, אין אפשרות לקלוט אנשי קשר בלבד למערכת, איש קשר חדש תמיד ייקלט בהקשר ללקוח ספציפי.
פורמט אקסל לקליטה
כל שורה בקובץ האקסל מייצגת לקוח ואיש קשר, במידה ואנו קולטים לקוח אחד שלו קיימים שני אנשי קשר, נתוני הלקוח כולם ישוכפלו פעמיים ובהמשך להם יצורפו פרטי אנשי הקשר.
לדוגמא: קליטת לקוחות בלבד
|
שם לקוח
|
סוג לקוח
|
טלפון
|
מקור הגעה
|
כתובת
|
|
MyBusiness
|
עסקי
|
039191833
|
גוגל
|
מוטה גור 9
|
|
Intel
|
עסקי
|
034556778
|
פייסבוק
|
הרצל 87
|
|
Ikea
|
עסקי
|
087765543
|
עיתונות
|
קוממיות 87
|
|
|
|
|
|
|
לדוגמא: קליטת לקוח + איש קשר
|
שם לקוח
|
סוג לקוח
|
טלפון
|
מקור הגעה
|
כתובת
|
שם איש קשר
|
תפקיד
|
טלפון נייד
|
מייל
|
|
MyBusiness
|
עסקי
|
039191833
|
גוגל
|
מוטה גור 9
|
רעות
|
תמיכה
|
0507778881
|
reut@mybusiness.co.il
|
|
Intel
|
עסקי
|
034556778
|
פייסבוק
|
הרצל 87
|
שיר
|
מכירות
|
0543667667
|
shir@intel.com
|
|
Ikea
|
עסקי
|
087765543
|
עיתונות
|
קוממיות 87
|
יוסי
|
מנהל
|
0503445662
|
yossi@ikea.com
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
לדוגמא: קליטת לקוח + כמה אנשי קשר
|
שם לקוח
|
סוג לקוח
|
טלפון
|
מקור הגעה
|
כתובת
|
שם איש קשר
|
תפקיד
|
טלפון נייד
|
מייל
|
|
MyBusiness
|
עסקי
|
039191833
|
גוגל
|
מוטה גור 9
|
רעות
|
תמיכה
|
0507778881
|
reut@mybusiness.co.il
|
|
MyBusiness
|
עסקי
|
039191833
|
גוגל
|
מוטה גור 9
|
ניר
|
מכירות
|
0507779996
|
nir@mybusiness.co.il
|
|
Intel
|
עסקי
|
034556778
|
פייסבוק
|
הרצל 87
|
שיר
|
מכירות
|
0543667667
|
shir@intel.com
|
|
Intel
|
עסקי
|
034556778
|
פייסבוק
|
הרצל 87
|
שולי
|
מנכ"ל
|
0503667223
|
shuli@intel.com
|
|
Ikea
|
עסקי
|
087765543
|
עיתונות
|
קוממיות 87
|
יוסי
|
בעלים
|
0503445662
|
yossi@ikea.com
|
|
Ikea
|
עסקי
|
087765543
|
עיתונות
|
קוממיות 87
|
בני
|
מנהלה
|
0503447788
|
beni@ikea.com
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
דגשים למבנה הקובץ:
-
פורמט התאים באקסל צריך להיות על פורמט טקסט,
מלבד לשדות תאריך שיהיו על פורמט התאריך הבא:
-
יש לוודא כי לא קיימים גיליונות נוספים, ניתן לקלוט קובץ אקסל עם גיליון נתונים אחד בלבד.
-
יש לוודא כי לא קיימות עמודות או שורות מיותרות בקובץ, בנוסף יש להסיר את כל הפונקציות, המסננים והעיצובים הקיימים באקסל. הגיליון צריך להיות נקי, הפורמט היחיד המותר ואף הכרחי הוא פורמט התאים שהוזכר בסעיף 1, טקסט או תאריך.
-
יש לשמור את קובץ האקסל בפורמט Excel 97-2003.
-
מומלץ לרשום את שמות העמודות בקובץ האקסל כשם השדה במערכת. זוהי המלצה בלבד אשר באה לסייע בשלב מאוחר יותר בזמן קליטת הקובץ למערכת.
-
במידה ובחרת לקלוט נתונים לשדה מסוג קומבו בוקס במערכת, עליך להקפיד שהערכים באקסל יהיו כתובים בצורה זהה לערך במערכת. במידה ובחרת לקלוט נתונים לשדה צ'קבוקס במערכת, עבור סימון הצ'קבוקס רשום ערך Y, עבור אי סימון הצ'קבוקס רשום ערך N.
|