הקדמה

חלק מהמאמרים המופיעים בבלוג הנם טכניים ובאים להציג את היכולות הקיימות במערכת ה CRM. יכולות שבד"כ לקוחותינו לא מכירים. לעתים מאמרים אלו יהיו טכניים ומיועדים לאנשים עם רקע טכני.  במידה ואתם לא בעלי רקע טכני, תמיד תוכלו לפנות למוקד השירות ולבקש מאתנו סיוע. 

כמה מילים על Zapier

זאפייר(Zapier) היא מערכת המאפשרת אינטגרציה בין מגוון רחב של ממשקים ושירותי ענן. זאפייר מאפשר לבצע תהליכים בין מערכות שבתחילה נראה שאין בינהם כל קשר. לדוגמא, דמיינו שלקוח פוטנציאלי שלכם מגיע לדף הפייסבוק העיסקי ומשאיר פרטים, בפעולה פשוטה ניתן לתפוס את פרטי הלקוח ו"להזרים" אותם ישירות לתוך מערכת הCRM שלכם כליד חדש.

במאמר הבא אנו נראה איך ניתן להתחבר לאפליקציית mybusiness בזאפייר. לרגע כתיבת מאמר זה האפליקציה של mybisness מאפשרת הכנסת לידים בלבד אך בעתיד יתווספו אפשרויות נוספות. ניתן לבצע תהליכים שונים ולעדכן טבלאות אחרות בעזרת שימוש ב webhooks. מדריך מפורט לכך ניתן למצוא כאן.

שלב ראשון - התחברות לאפליקציית mybusiness:

תחילה צרו קשר עם התמיכה שלנו על מנת לקבל הזמנה לאפליקציה, יחד עם ההזמנה אתם תקבלו מספר מפתח ומספר אפליקציה, מספרים אלו ישמשו אותם לחיבור הזאפייר לאפליקציה בהמשך המדריך.

בשלב הבא יש להתחבר לחשבון הזאפייר שלכם וללחוץ על הקישור שקיבלתם מאיתנו, לחצו עלAccept invite&build zap :

בסרגל שבצד שמאל של המסך ניתן לראות את התהליך שאנו יוצרים, השלב הראשון שלנו הינו הטריגר(Trigger), הפעולה שתתחיל את התהליך אותו אנו יוצרים, בדוגמא זו אנו נוסיף שורה חדשה לgoogle sheets. השלב השני הינו הפעולה(Action), הפעולה בעצם מגדירה מה אנחנו נעשה בעקבות הטריגר שקרה, בשלב זה אנו נרצה לקחת את השורה שהופסנו בgoogle sheets ולהעביר אותה לcrm בתור ליד.

במסך הבא אנו נבחר באפליקציית הטריגר שלנו, Google Sheet, במקרה היא מופיעה תחת אפליקציות פופולאריות אך ניתן לחפש במגוון האפליקציות אשר זאפייר מציע לכם להתממשק איתם.

החלון הבא בעצם מציג לנו את אפשרויות האפליקציה, ספציפית ב Google sheets ניתן ליצור טריגר בעדכון רשומה או הוספה של רשומה חדשה, במדריך זה אנו מתמקדים בטריגר על בסיס הוספה של רשומה חדשה לקובץ הSheets  שלנו לכן נבחר באפשרות השנייה של "New Spreadsheet row".

שימו לב שהבחירה צריכה להתאים לאפליקציית הפעולה, אם אין אפשרות של עדכון רשומה באפליקציית הפעולה) mybusiness) ואתם בוחרים באפשרות של עדכון רשומה באפליקציית הטריגר(sheets), המערכת תייצר רשומה חדשה על כל שינוי שתבצעו בקובץ הטריגר. במדריכים הבאים אנו נסביר על עדכון רשומה דרך הזאפ.

בשלב זה עליכם להתחבר לחשבון הDrive שלכם ולתת לזאפייר גישה.

כעת ניתן ללחוץ על Test ולבדוק שהחיבור אכן תקין. 

הגענו לשלב האחרון לפני בדיקת הטריגר שלנו, כעת עליכם לבחור את הנתיב והפעולה שתגרום לטריגר, בחרו את הקובץ Sheets שלכם ואת הגליון הרצוי, תחת Trigger column בחרו שדה אשר יגרום לטריגר לפעול, אם אין לכם שדה כזה תשאיר את זה ברירת המחדל של any_column.

כעת תוכלו לבדוק את הקובץ ולראות שאכן ערכי הרשומות נכונים, יש לבחור אחד מהרשומות על מנת שנוכל לבדוק אותו לאחר מכן בהגדרת הפעולה שלנו.

בשלב הבא אנו נעבור על הפעולה שלנו, כאן אנחנו בעצם נתחבר עם החשבון mybusiness  שלנו בעזרת הערכים אשר קיבלתם במייל עם הקישור לזאפייר. שימו לב בצד שמאל שעברתם לפעולה ובחרו באפליקציה של mybusiness.

מסך זה יראה לכם את הפעולות שניתן לעשות באפליקציה, שימו לב שכרגע ניתן לייצר רק ליד חדש, בקרוב יעלו עוד מגוון אפשרויות  נוספות.

כעת הכניסו את הערכים שקיבלתם מאתנו במייל ולחצו לאישור, שימו לב שאתם מכניסים את הערך לשדה הנכון.

לחצו Test על מנת לבדוק את הקישור והמשיכו לאחר שתראו Success.

כעת נכניס את השדות שלנו מהSheet אל תוך השדות במערכת. נלחץ על הוספה תחת שדה מסויים כגון )Lead Nameשם השדה ב-mybusiness) ונבחר מתוך הSheets את Name(השם של השדה בSheets).

יש לשים לב ששדה שהינו מסוג פוינטר יש להכניס בצורת קצת אחרת, לדוגמא שדה Status, המבנה הינו אחיד לכלל שדות הפוינטר בתצורה הבאה:

className                          TableName

_type                                    Pointer

objectId                               ID

המשתנים שלנו כמובן הם TableName שהוא שם הטבלה במערכת אשר מחובר בפוינטר לשדה אותו אנו נרצה לעדכן, וID שהינו מספר האובייקט של הערך אותו אנו נרצה לבחור. בדוגמא הבאה הכנסנו לטבלה את הID  של האובייקט "ליד חדש" כפי שמופיע במערכת שלנו, יש לבדוק את הID  בטבלת המערכת:

כך נראה יישום שדה הפוינטר בזאפייר:

נמשיך לשלב הבדיקה ונוודא שהשדות קיבלו את הערכים המתאימים, לבסוף נלחץ על Send Test to Mybusiness CRM.

לאחר קבלת אישור ביצוע הפעולה תוכלו לבדוק את הפעולה במערכת הCRM ולחפש את הליד החדש ביותר שנוסף.

בשלב זה הזאפ שלנו מוכן, לאחר שנאשר אותו כל הוספה של רשומה בSheets תגרום להוספה של רשומה במערכת, שימו לב שהזאפייר רץ על הטבלה בערך כל 5 דקות כך שהתהליך לרוב אינו מיידי.

טבלה לפני הוספה של רשומה חדשה:

לאחר הוספת רשומה:

 

ניתן לראות שלאחר הוספת הרשומה קיבלנו במערכת ליד חדש בשם "סוזי":

שימו לב שהזאפ לא יעלה את הטבלה רטרואקטיבי, הוא רץ רק על הוספה של רשומות. 

שימו לב שניתן לבצע מגוון רחב של פעולות בעזרת הזאפייר,בכדי לבצע תהליכים שונים ולעדכן טבלאות אחרות יש להשתמש ב\webhooks. מדריך מפורט לכך ניתן למצוא כאן.